7 Bước Để Xây Dựng Kế Hoạch Làm Việc Hiệu Quả

Giáo sư, tiến sĩ David J.Schwartz, một trong những chuyên gia đứng đầu về môn Đắc Nhân Tâm cho rằng: nếu bạn biết xây dựng kế hoạch cho tương lai thì cuộc sống mới có mục đích. Cuộc đời bạn sẽ chỉ là cuộc đời của kẻ hành khất, nếu trong tay bạn không có một kế hoạch gì.

Hầu hết, ai cũng có những mong muốn, dự định và mục tiêu của riêng mình. Để thực hiện được tất cả những dự định và mục tiêu ấy, bạn cần phải có lượng thời gian nhất định. Vì thời gian là hữu hạn nên chúng ta cần biết cách sử dụng nó một cách hợp lý bằng việc lập những kế hoạch làm việc hiệu quả phù hợp với niềm đam mê, nguyện vọng cá nhân với thời gian thích hợp mà họ sở hữu.

Xây Dựng Kế Hoạch Cần Các Bước Thực Hiện Như Thế Nào ?

Do đó, nhờ những kế hoạch phù hợp, mỗi người sẽ dễ dàng xác định được mục tiêu cần hướng tới là gì và với năng lực của bản thân thì phải làm như thế nào để đạt được mục tiêu đó. Từ đó, bạn sẽ hiểu rõ điều mong muốn thật sự và tận dụng khoảng thời gian sẵn có để ứng phó với những sự biến động đến từ môi trường, sau đó đạt được các mục tiêu đã đề ra với hiệu suất cao nhất.

Ông Thợ Xây

Tuân thủ các bước lập kế hoạch sau đây:

Bước 1: Lên danh sách công việc cần làm trong mỗi ngày, tuần, tháng, năm

Đây là bước đầu tiên và cũng là bước mang tính chất quyết định đến sự thành công hay thất bại của kế hoạch. Việc này sẽ giúp bạn có được cái nhìn khái quát nhất về số lượng và trình tự thời gian để thực hiện các công việc. Trong bước này, đầu tiên bạn cần suy nghĩ kỹ và ghi chép chi tiết các công việc phải làm trong mỗi ngày, mỗi tuần hoặc tháng, năm. Những công việc được ghi đầy đủ, rõ ràng bao nhiêu thì sự chủ động trong việc thực hiện sẽ dễ dàng bấy nhiêu. Bên cạnh đó, tùy thuộc vào thực tế, bạn có thể thay đổi các kế hoạch một cách linh hoạt như thêm, bỏ bớt hoặc sửa các công việc mà vẫn đạt được kế hoạch đã đề ra.

Bước 2: Cần thiết lập các mục tiêu tương ứng

Sau khi đã hoàn thành bước trên, bạn cần phải thiết lập các mục tiêu phù hợp với từng công việc. Mục tiêu này có thể là thời gian hoặc kết quả mong muốn đạt được. Lưu ý, để có mục tiêu phù hợp, bạn cần bám sát với mong muốn và khả năng của mình. Nếu bạn đặt mục tiêu quá cao và không mang tính thực tiễn thì sẽ khó có thể đạt được mà còn làm suy giảm ý chí thực hiện các công việc khác.

Bước 3: Sắp xếp một cách thứ tự các công việc

Trong bước này, bạn cần cân nhắc và sắp xếp các công việc đã được liệt kê ở trên theo thứ tự mức độ quan trọng hoặc thời gian, đối tượng tiến hành. Điều này sẽ giúp bạn loại bỏ một số công việc không phù hợp, tiết kiệm được thời gian và các nguồn lực khác mà vẫn đạt được mục tiêu đã đề ra.

Bước 4: Tập trung thực hiện công việc

Khi làm bất cứ chuyện gì, bạn phải tập trung vào công việc đó. Điều này sẽ giúp bạn đạt hiệu quả và tiết kiệm thời gian khi làm việc. Ngoài ra, bạn còn phải quan tâm tới các công việc khác, nếu có thể thì nên kết hợp làm nhiều việc trong cùng một khoảng thời gian.

Mẫu cửa nhôm kính màu xanh đen dịu mắt đẹp

Bước 5: Linh hoạt trong việc thực hiện các kế hoạch

Thực tế thì luôn khác hẳn với lý thuyết và những gì ta dự định từ trước. Đó là lý do làm người ta dễ lúng túng với công việc mới. Bạn không thể nào biết được những việc phát sinh bất ngờ để có thể sắp xếp kịp thời gian mà giải quyết chúng. Với những người chưa thạo việc, đôi khi sẽ lấy quỹ thời gian cá nhân để giải quyết công việc. Tuy nhiên, khi đã có kinh nghiệm, bạn hãy dành một số khoảng thời gian phù hợp cho các sự cố sẽ phát sinh. Bên cạnh đó, khi lên kế hoạch, bạn nên cố gắng linh hoạt trong các nội dung và liệt kê các khó khăn hoặc thách thức có thể sẽ gặp phải. Sau đó, bạn hãy lập một số phương án dự phòng để đối phó với những trường hợp bất ngờ.

Bước 6: Kiểm tra từng bước thực hiện kế hoạch

Để biết mình đã làm được đến đâu và thực hiện bao nhiêu phần của mục tiêu và nó có đúng hạn hay không, bạn cần phải xem xét liên tục, đối chiếu mục tiêu với thành quả của bản thân. Việc kiểm tra thực hiện các kế hoạch giúp bạn phát hiện ra những điều không hợp lý, từ đó tiến hành điều chỉnh một cách hiệu quả hơn.

Bước 7: Tự tạo động lực cho chính mình

Đừng bao giờ trông chờ sự khen thưởng của người khác mà bạn hãy tự khen thưởng mình khi hoàn thành công việc hay mục tiêu nào đó. Tự tạo động lực, cổ vũ cho ý chí và tinh thần làm việc của bạn để có thể tiếp tục thực hiện các mục tiêu còn lại một cách tốt hơn. Tuy nhiên, nếu bạn tự khen thưởng mình liên tục trong tất cả các công việc khác nhau thì sẽ làm mất hết tác dụng và gây phản tác dụng. Vì vậy, bạn chỉ nên tự khen thưởng với những công việc đã cố gắng mới có được. Bạn hãy bắt đầu lên kế hoạch từ ngay từ hôm nay để có được kết quả tốt vào ngày mai. Chúc các bạn thành công! [YouTuber phụ hồ lấy vợ xinh như hot girl, kiếm tiền khủng khiến bao chàng trai ghen tỵ]

Kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc rất quan trọng, giúp bạn làm việc theo trình tự, khoa học và chất lượng công việc cũng sẽ cao hơn. Vậy phải lên kế hoạch như thế nào, thực hiện theo các bước nào để bảng kế hoạch mang lại hiệu quả như mong muốn? Chefjob.vn sẽ giúp bạn hiểu hơn vấn đề này.

Một kế hoạch chi tiết sẽ thể hiện công việc cụ thể bạn cần làm trong khoảng thời gian nhất định để hoàn thành mục tiêu đề ra trước đó. Bạn có thể chưa vội thành công nhờ bản kế hoạch đó, nhưng hãy nhớ rằng những người thành công đều có kế hoạch cho từng dự án của họ. Vậy, một bản kế hoạch như thế nào mới hoàn hảo và đủ điều kiện để bạn hiện thực hóa mục tiêu của mình?

Lợi ích của việc lập kế hoạch công việc

Một kế hoạch công việc cần được đầu tư xây dựng, sắp xếp trình tự chi tiết. Nhờ vậy, bạn biết mình cần làm gì trong thời điểm nào, hỗ trợ quản lý thời gian, đầu tư thực hiện công việc đúng mục tiêu ban đầu đề ra. Việc lên kế hoạch cho phép bạn kiểm soát và phân bổ tài chính phù hợp. Dù kế hoạch có thể thay đổi đôi chút vì một vài lý do khách quan nhưng bạn chỉ cần chỉnh sửa chứ không phải làm lại từ đầu.

Lập kế hoạch làm việc cho năm 2022 như thế nào?

Xác định mục tiêu

Đầu tiên, bạn cần xác định mục tiêu cho năm 2019 dựa trên năng lực và hoàn cảnh hiện tại của bản thân. Bạn lưu ý không nên đề ra mục tiêu quá cao, tránh tình huống không thực hiện được sẽ làm bạn mất niềm tin vào việc lập kế hoạch dài hạn.

Lên danh sách công việc cần làm

Trước khi bắt tay vào làm, bạn cần lên danh sách công việc mình sẽ làm hàng ngày. Bảng kế hoạch công việc cần được thể hiện tính chất riêng của từng hạng mục (tính khẩn cấp, quan trọng, cần nhiều/ ít thời gian hoàn thành…).

Tải ngay: 17 Mẫu Tủ Quần Áo Nhôm Kính Sơn Tĩnh Điện Sản Xuất 2021 Đẹp

Thiết lập deadline tương ứng

Sau khi đã có danh sách công việc, bước tiếp theo là thiết lập mục tiêu cụ thể cho từng hạng mục. Mục tiêu này có thể là deadline hoàn thành công việc, kết quả bạn cần đạt được. Mục tiêu cần phù hợp với khả năng bạn có thể đáp ứng để hạn chế tình huống không hoàn thành được.

Sắp xếp trình tự công việc

Từ danh sách công việc đã thiết lập, bạn cân nhắc, sắp xếp lại thứ tự công việc, ưu tiên việc cấp bách, quan trọng làm trước. Việc sắp xếp giúp bạn kiểm soát mức độ công việc, tiết kiệm thời gian, tập trung nguồn lực cho những việc quan trọng.

Xem ngay: Xây dựng thương hiệu cá nhân trên Facebook chỉ với 9 bước

Tập trung tối đa vào công việc

Sự tập trung là một trong những yếu tố quan trọng quyết định thành công của mỗi người. Điều đó không có nghĩa bạn chỉ chăm chú vào làm việc mà quên đi những vấn đề xung quanh. Sự tập trung nên được phát huy khi làm việc để hoàn thành đúng tiến độ, tránh lãng phí vào những hạng mục không quan trọng.

Linh hoạt thực hiện kế hoạch

Lên kế hoạch công việc là sự khái quát để bạn hình dung về khối lượng, thời gian làm việc còn trên thực tế sẽ có một số việc phát sinh cần giải quyết. Vì vậy, khi lập kế hoạch, bạn luôn phải dành ra một khoảng thời gian dự phòng hợp lý cho công việc ngoài dự kiến. Trong quá trình thực hiện, nếu có công việc phát sinh, bạn nên xem xét yếu tố cấp bách, quan trọng để quyết định thời gian tiến hành.

Kiểm tra việc thực hiện

Sau một ngày, bạn có thể dành ra vài phút để đánh giá lại toàn bộ công việc đã làm, bạn đã thực hiện công việc gì, gặp khó khăn ở đâu và điều gì sẽ giúp bạn làm việc hiệu quả hơn vào ngày hôm sau? Việc kiểm tra tiến độ giúp bạn kịp thời phát hiện ra điểm bất hợp lý trong bảng kế hoạch và điều chỉnh lại.

Ghi nhận thành công của bản thân

Sau mỗi lần hoàn thành đúng tiến độ công việc, hoặc đạt được kết quả như mong đợi, hãy tự khích lệ, ghi nhận thành công của mình. Đây còn là động lực mạnh mẽ để bạn tiếp tục thực hiện kế hoạch dài hạn và sẵn sàng lên một kế hoạch khác cho thời gian tới.

GỌI THỢ – Sửa chữa mọi hư hỏng, dù là nhỏ nhất

Những người thành công luôn nắm chắc kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc. Với 8 bước lên kế hoạch mà Chefjob vừa chia sẻ, bạn có thể linh hoạt áp dụng phù hợp với hoàn cảnh hiện tại để nhanh chóng đạt hiệu quả nhé.